Единая система управления сервисным предприятием
Автосервис, ремонтный участок при автопарке, специализированная мастерская: Equipmetry Station подходит любому сервисному предприятию, работающему с корпоративными клиентами. Тип техники значения не имеет, от легковых автомобилей до локомотивов. Система ведёт технику от приёмки до оплаты: заявка, наряд, смета, склад, документы, касса. По каждому наряду видно себестоимость, цену для клиента и заработок.
4 670 единиц корпоративного транспорта: от городской скорой помощи до автопарка акимата
Наряд закрыт, финансовый результат неизвестен
Мастерская живёт нарядами. Приняли технику, разобрали, нашли неисправность, заказали деталь, сделали, отдали клиенту. За день таких нарядов десятки.
Каждый из них держится на согласованности. Приёмщик знает одно, механик другое, складовщик третье. Нужная запчасть либо есть, либо её ищут и заказывают срочно, и машина стоит на подъёмнике лишний день. Клиент в это время пишет в мессенджер и спрашивает, когда забирать.
Что происходит с его техникой, клиент видит только со слов. Переписка расползается по чатам, договорённости теряются, а срок сдачи каждый помнит по-своему.
Сколько заработали на наряде, тоже понятно не сразу. Запчасти списывались по ходу работы, часть докупалась дороже, механик потратил больше времени, чем закладывали. Цену называли в начале, когда половины этого ещё не было.
К концу месяца выручка сходится, а прибыль оказывается не там, где её ждали.
Что делает Station
Мастерская и владелец техники работают в одной системе. У каждого свой кабинет, данные общие: обе стороны видят один и тот же наряд, один и тот же статус, одни и те же документы.
Парк клиента в системе
Техника клиента заведена карточками: модель, пробег, история обслуживания, прошлые ремонты. Заявка создаётся по конкретной машине, а не по описанию в переписке.
Заявки и наряды
Заявка превращается в наряд с назначенным механиком, работами и запчастями. Клиент видит, на каком этапе его техника, без звонков и сообщений.
Смета и маржа
Каждый наряд считает свою экономику. В себестоимость входят и запчасти, и работа слесарей и других исполнителей наряда. Рядом стоит цена для клиента, поэтому финансовый результат виден по ходу работы, а не в конце месяца.
Склад и закупки
Запчасти запрашиваются под конкретный наряд и списываются при выдаче. Дефицит виден заранее, закупки идут с контролем цен.
Документы и оплата
Дефектная ведомость, заказ-наряд, акт установки, счёт и АВР собираются из данных наряда. Оплата фиксируется в кассе.
Путь от заявки до оплаты
Каждый наряд идёт по одному маршруту. Меняется содержание работ, порядок шагов остаётся тем же.
Заявка
Клиент оставляет заявку по конкретной машине из своего парка: что случилось, насколько срочно, с фотографиями. Заявка сразу привязана к технике и её истории.
Приёмка и дефектовка
Мастер осматривает технику, фиксирует неисправности, оформляет дефектную ведомость. Всё, что нашли сверх заявленного, попадает в тот же документ.
Наряд
По заявке открывается наряд: назначенный механик, перечень работ, необходимые запчасти. Здесь же считается себестоимость: запчасти плюс работа исполнителей.
Смета клиенту
К себестоимости добавляется наценка, получается цена для клиента. Смета уходит на согласование, и до подтверждения работы не начинаются.
Запчасти со склада
Позиции из наряда запрашиваются на складе и выдаются под этот наряд со списанием остатков. Чего нет в наличии, уходит в закупку.
Выполнение и приёмка
Механик закрывает работы, оформляется акт установки запчастей. Клиент видит завершение в своём кабинете.
Документы и оплата
Заказ-наряд, счёт и АВР формируются из данных наряда под нужное юрлицо. Оплата фиксируется в кассе, финансовый результат по наряду закрыт.
Экономика каждого наряда видна сразу
Смета и наряд считают деньги одновременно. Пока механик работает, владелец сервиса уже видит, чем закончится этот заказ.
Себестоимость
Складывается из запчастей по цене поступления и работы исполнителей: слесарей, диагностов, всех, кто закрывает наряд. Учитывается фактическое время, а не плановое.
Цена для клиента
Формируется из себестоимости с наценкой. Наценка задаётся по видам работ и категориям запчастей, а не назначается на глаз по каждому наряду.
Маржа
Разница видна по каждой позиции и по наряду целиком. Убыточный заказ становится заметен до того, как техника уедет из мастерской.
Отчёты собираются из тех же данных. Видно, какие виды работ приносят больше, какие клиенты обходятся дороже, чем платят, и где наценка не покрывает реальных затрат.
Склад и закупки
Склад в мастерской существует ради нарядов. Поэтому движение запчастей привязано к ним, а не ведётся отдельным учётом.
Выдача под наряд
Механик запрашивает позиции прямо из наряда. Складовщик подбирает и выдаёт со списанием остатков. Видно, какая деталь ушла на какую машину и в каком наряде установлена.
Остатки и дефицит
Позиции, которых нет в наличии, видны в момент запроса. Дефицит уходит в закупку сразу, а не выясняется, когда техника уже стоит на подъёмнике.
Закупки и контроль цен
Закупки ведутся в системе с историей поставок. Отклонение закупочной цены от обычной подсвечивается: то, что купили дороже, влияет на себестоимость наряда напрямую.
Инвентаризация
Пересчёт остатков ведётся в системе, расхождения фиксируются с указанием позиций и ответственного.
Себестоимость запчастей в наряде берётся из фактической цены поступления. Пересчитывать вручную ничего не нужно.
Документы из данных наряда
Каждый документ формируется из того, что уже введено в наряде. Ничего не набирается заново.
Операционные документы
Дефектная ведомость на осмотре, требование-накладная и накладная на перемещение при выдаче со склада, акт установки запчастей при завершении работ.
Документы для клиента
Договор заказ-наряда, счёт на оплату, акт выполненных работ. Реквизиты клиента подставляются из его карточки.
Несколько юрлиц
Если у сервиса больше одного юридического лица, документ выпускается от нужного. Шапка, реквизиты, подписи и логотип берутся из профиля выбранной организации.
Шаблоны и нумерация
Внешний вид документов настраивается один раз: тексты, подписи, логотип, НДС. Номера присваиваются автоматически по заданным счётчикам.
Все документы по наряду хранятся вместе с ним, а сам наряд остаётся в профиле клиента и в истории ремонта конкретной машины. Поднять любой документ можно через год, не разбирая папки и переписку.
У каждой стороны свой кабинет
Сервисная компания и владелец техники видят один и тот же наряд с разных сторон. Каждый работает в своём кабинете и видит то, что относится к нему.
Кабинет сервисной компании
Заявки, наряды, механики и их загрузка, склад, закупки, касса, отчёты. Экономика по каждому наряду и по предприятию целиком.
Кабинет владельца техники
Свой парк карточками, история обслуживания по каждой машине, статус текущих ремонтов, сметы на согласование, документы и счета.
Что видит клиент
Этап работ по своей технике, состав сметы, что заменили и на какую сумму. Себестоимость и маржа сервисной компании ему не видны.
Одна компания, два кабинета
У предприятия с собственным ремонтным участком оба кабинета могут быть свои. Сотрудник заходит под нужной ролью и видит соответствующий ей набор данных.
Переписка перестаёт быть местом, где хранятся договорённости. Согласование сметы, статус работ и документы находятся там же, где сам наряд.
Что меняется в деньгах
Разброс зависит от того, как учёт устроен сейчас.
Косвенный эффект
Убыточные заказы видны сразу
Наряд, где наценка не покрывает затрат, заметен до того, как техника уедет из сервиса.
Загрузка механиков измерима
Видно, кто сколько нарядов закрывает и сколько времени уходит на типовые работы.
Клиент перестаёт звонить
Статус работ и смета доступны в его кабинете, поэтому вопросы по телефону отпадают сами.
Разговор с клиентом идёт по данным
Что заменили, когда и на какую сумму — всё зафиксировано и подтверждается документами.
Кто работает на Station
Сервисная компания, Актау
Обслуживание городского корпоративного парка: от машин скорой помощи до автопарка акимата
Как проходит запуск
Внедрение идёт по шести шагам в трёх фазах. Обследование процессов приёмки и ремонта, настройка каталога работ, наценок, складской номенклатуры и шаблонов документов, запуск с обучением приёмщиков, механиков и складовщиков.
Клиенты подключаются постепенно. Сначала система работает внутри сервисной компании, затем открываются кабинеты владельцев техники, начиная с тех, у кого объём обслуживания больше.
Посмотрите Station в действии
Свяжитесь с нами и расскажите про ваше предприятие. Мы обсудим, как можем быть вам полезны, и покажем систему вживую.